Fatura, ticari hayatın en temel belgesidir; yine de ilk faturasını kesecek bir işletme sahibi için kafa karıştırıcı ayrıntılarla doludur. Bu rehberde bir faturada nelerin bulunması gerektiğini, KDV hesabını ve sık yapılan hataları adım adım ele alıyoruz.
Faturada bulunması zorunlu bilgiler
- Düzenleyen firmanın unvanı, adresi, vergi dairesi ve vergi/TC kimlik numarası,
- Alıcının unvanı, adresi ve vergi bilgileri,
- Fatura düzenlenme tarihi ve fatura numarası (seri takip eden),
- Malın veya hizmetin türü, miktarı, birim fiyatı ve tutarı,
- KDV oranı ve KDV tutarı, varsa iskonto,
- Genel toplam (rakam ve yazıyla).
Bu bilgilerin eksikliği faturayı geçersiz kılabilir; bu yüzden fatura keserken şablon değil, alanları zorunlu tutan bir sistem kullanmak güvenlidir.
Adım adım fatura kesme
Adım 1: Alıcı bilgilerini doğrulayın
Kurumsal alıcılarda vergi numarası ve vergi dairesini mutlaka teyit edin. Cari kartı bir kez doğru açarsanız sonraki faturalarda bilgiler otomatik gelir.
Adım 2: Kalemleri girin
Her mal/hizmet ayrı satırda; miktar × birim fiyat = satır tutarı. Ürün kartlarınız tanımlıysa fiyat ve KDV oranı karttan gelir, elle yazım hatası riski kalmaz.
Adım 3: KDV'yi doğru yönde hesaplayın
En kritik nokta budur. Fiyatınız KDV hariç ise KDV üste eklenir: 1.000 TL + %20 = 1.200 TL. Fiyatınız KDV dahil ise net tutar içinden ayrıştırılır: 1.200 / 1,20 = 1.000 TL net + 200 TL KDV. İki durumu karıştırmak, ya müşteriden fazla para istemekle ya da KDV'yi cebinizden ödemekle sonuçlanır. Bakiyen'de her satırda "KDV Dahil" kutucuğu vardır; işaretlediğinizde hesap otomatik doğru yapılır.
Adım 4: Vade belirleyin
Peşin değilse ödeme vadesini faturaya yazın. Vade, alacak takibinizin temelidir: vadesiz fatura, unutulmaya aday alacaktır.
Adım 5: Numaralandırın ve saklayın
Fatura numaraları atlamadan ve tekrarsız ilerlemelidir. Elle takip yerine otomatik seri sayacı kullanın; kesilen her faturanın bir kopyası sistemde saklansın.
Sık yapılan 5 fatura hatası
- 7 gün kuralını aşmak: Teslimden sonra faturayı geciktirmek cezai yaptırıma açıktır.
- Numara atlamak/tekrarlamak: Denetimde ilk bakılan şeydir.
- KDV oranını yanlış seçmek: Ürün grubunuzun güncel oranını (%1, %10, %20) mali müşavirinize teyit ettirin.
- İskontoyu KDV'den sonra uygulamak: İskonto önce satır tutarından düşülür, KDV kalan net üzerinden hesaplanır.
- Tahsilatı takip etmemek: Fatura kesmek işin yarısıdır; öbür yarısı tahsil etmektir. Fatura durumlarını (ödendi/kısmi/gecikti) izleyen bir sistem kullanın.
Faturayı programla kesmenin avantajı
Yukarıdaki hataların tamamı, entegre bir fatura kesme programında yapısal olarak engellenir: numara sayacı atlamaz, KDV yönü satır bazında bellidir, vade takibi ve gecikme uyarısı otomatiktir. Üstelik kesilen fatura stoğu ve cari bakiyeyi de kendiliğinden günceller — ücretsiz olarak.
Sık Sorulan Sorular
Fatura kaç gün içinde kesilmelidir?
Vergi Usul Kanunu uyarınca fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami 7 gün içinde düzenlenmelidir; süre geçerse fatura hiç düzenlenmemiş sayılabilir.
KDV dahil fiyattan net tutar nasıl hesaplanır?
KDV dahil tutarı (1 + KDV oranı)'na bölersiniz. Örnek: %20 KDV'li 1.200 TL'nin neti 1.200 / 1,20 = 1.000 TL'dir.
Faturayı elle mi kesmeliyim, programla mı?
Programla kesmek numara takibi, KDV hesabı ve tahsilat izleme hatalarını ortadan kaldırır; Bakiyen gibi ücretsiz araçlarla ek maliyeti de yoktur.
Okuduklarınızı uygulamaya hazır mısınız?Bakiyen ile fatura, cari, stok ve nakit takibi — tamamen ücretsiz.
Ücretsiz Başlayın