Elektronik belge düzenine geçen her işletmenin ilk sorusu aynıdır: "e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki fark ne, ben hangisini keseceğim?" Cevap tek cümlede özetlenebilir: fark, sizin değil alıcınızın durumundadır. Ayrıntılara inelim.
e-Fatura nedir?
e-Fatura, iki tarafı da e-Fatura mükellefi olan firmalar arasında, GİB'in altyapısı üzerinden elektronik olarak iletilen faturadır. Kâğıt hiç yoktur; belge, satıcının sisteminden alıcının sistemine dijital olarak ulaşır. Alıcı belgeyi kendi panelinden görür, isterse itiraz sürecini de elektronik yürütür.
e-Arşiv fatura nedir?
e-Arşiv fatura, alıcısı e-Fatura mükellefi olmayan kesimlere — son tüketicilere ve sisteme kayıtlı olmayan firmalara — düzenlenen elektronik faturadır. Belge elektronik ortamda oluşturulur ve saklanır; alıcıya e-posta ile veya kâğıt çıktı olarak iletilebilir.
Tek tabloda fark
| Özellik | e-Fatura | e-Arşiv Fatura |
|---|---|---|
| Alıcı kimdir? | e-Fatura mükellefi firma | Son tüketici veya mükellef olmayan firma |
| İletim | GİB üzerinden sistemden sisteme | E-posta/çıktı ile alıcıya |
| Alıcının onay/itiraz kanalı | Sistem içinden | Klasik yollarla |
| Saklama | Elektronik | Elektronik |
Pratik örnekler
- Bir toptancıya (e-Fatura mükellefi) mal sattınız → e-Fatura kesersiniz.
- Son tüketiciye internet üzerinden ürün sattınız → e-Arşiv kesersiniz.
- Küçük bir işletmeye (henüz e-Faturaya geçmemiş) hizmet verdiniz → e-Arşiv kesersiniz.
Kural basittir: önce alıcının mükellefiyetine bakılır; mükellefse e-Fatura, değilse e-Arşiv.
Kimler zorunlu?
Zorunluluk kapsamı GİB tarafından ciro eşikleri ve sektörlere göre belirlenir; e-ticaret yapanlar için eşikler daha düşüktür ve eşikler zaman zaman güncellenir. Bu nedenle güncel durumunuzu mali müşavirinize teyit ettirmenizi öneririz. Kapsama girdiğinizde e-Fatura/e-Arşiv kesmeye başlarsınız — Bakiyen bunu doğrudan yapmanızı sağlar.
e-Belgelerinizin işletme takibi
Bakiyen'de satış faturanızı e-Fatura veya e-Arşiv olarak kesip aynı ekrandan doğrudan GİB'e gönderirsiniz. Asıl kazanç, gönderim ile takibin bir arada olmasıdır: hangi e-Arşiv faturanın vadesi geçti, hangi müşteri ne kadar ödedi, bu ayın KDV özeti ne — hepsini tek ekrandan yönetirsiniz; fatura kesildiği anda stok düşer, cari bakiye güncellenir.
Sık Sorulan Sorular
Alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığını nasıl anlarım?
GİB'in e-fatura kayıtlı kullanıcılar listesinden vergi numarasıyla sorgulayabilirsiniz; Bakiyen bunu fatura keserken otomatik kontrol eder ve belge tipini seçer.
Yanlışlıkla e-Arşiv yerine kâğıt fatura kesersem ne olur?
Zorunluluk kapsamındaysanız belge hiç düzenlenmemiş sayılabilir ve özel usulsüzlük cezası riski doğar; kapsamınızı mali müşavirinizle netleştirin.
Bakiyen e-Fatura gönderebilir mi?
Evet. Satış faturalarınızı e-Fatura veya e-Arşiv olarak Bakiyen'de kesip doğrudan GİB'e gönderebilirsiniz; alıcının mükellefiyet durumu otomatik tespit edilir. Gönderim sonrası vade, tahsilat, cari ve stok takibi de Bakiyen'de yürür.
Okuduklarınızı uygulamaya hazır mısınız?Bakiyen ile fatura, cari, stok ve nakit takibi — tamamen ücretsiz.
Ücretsiz Başlayın