Cari Takip Programı: kim ne kadar borçlu, her an biliyorsunuz

Cari hesap, bir müşteri veya tedarikçiyle aranızdaki tüm borç-alacak ilişkisinin toplamıdır. Deftere veya Excel'e dayalı cari takibin sorunu tektir ama ölümcüldür: bakiye, birinin onu elle güncellemesine bağlıdır. Bir tahsilat işlenmeyi unutulduğunda müşteriye yanlış bakiye söylersiniz — ya paranızdan olursunuz ya itibarınızdan.

Bakiyen'de cari bakiye hiçbir zaman elle hesaplanmaz: kesilen her fatura, girilen her tahsilat/tediye, alınan her çek ve yapılan her virman bakiyeye kendiliğinden yansır. Dövizli faturalar bile TL karşılığıyla tutarlı hesaplanır. Siz sadece işi kaydedersiniz; matematik programın işidir.

Cari takipte Excel neden yetmez?

• Tek yönlüdür: Excel'deki bakiye, faturalarınızla ve kasanızla bağlantılı değildir; her hareketi iki üç yere ayrı ayrı yazarsınız ve eninde sonunda biri unutulur.
• Geçmişi sorgulayamazsınız: "Bu müşteriyle son 6 ayda ne iş yaptık?" sorusu Excel'de arkeoloji gerektirir; Bakiyen'de cari ekstre tek tıktır.
• Çok kullanıcıya uygun değildir: Dosyanın hangi kopyası günceldi? Bakiyen'de herkes aynı canlı veriye bakar.
• Vade kavramı yoktur: Excel size "Kaya Gıda'nın faturasının vadesi 3 gün önce geçti" demez; Bakiyen der.

Çek, senet ve virman cari bakiyeye nasıl yansır?

Türkiye ticaretinin gerçeği çek ve senettir; cari takip programı bunları doğru muhasebeleştirmelidir. Bakiyen'de bir müşteriden çek aldığınız anda carinin borcu ekstrede kapanmış görünür — elinizde artık nakde çevrilebilir bir kıymetli evrak vardır. Çekin fiilen tahsil edilip paranın bankanıza geçmesi ise ayrı ve daha sonraki bir adımdır; o da gerçekleştiğinde banka bakiyeniz güncellenir. Çek karşılıksız çıkarsa kayıt geri alınır ve müşteri yeniden borçlu görünür — tam olması gerektiği gibi.

Virman'ın cari ucu da desteklenir: bir müşteriden aldığınız ödemeyi hiç kasanıza değdirmeden doğrudan bir tedarikçinize aktarabilirsiniz; iki carinin bakiyesi karşılıklı ve otomatik güncellenir.

Örnek: bir cari hesabın bir ayki hareketi

Soyut anlatımdan çok, gerçek bir akış üzerinden gidelim. "Kaya Gıda" adında bir müşteriniz olsun ve ay başında cari kartına 2.000 TL açılış bakiyesi (geçmiş dönemden kalan borç) girdiniz:

• 3 Temmuz — Satış faturası kesildi: 5.000 TL tutarında bir fatura kesersiniz. Bakiye otomatik 7.000 TL'ye çıkar; ayrıca fatura hangi ürünlerden oluştuğuysa stok da aynı anda düşer.
• 10 Temmuz — Kısmi tahsilat: Müşteri bankaya 3.000 TL havale eder, siz bunu Tahsilat/Tediye ekranından cariye ve banka hesabınıza işlersiniz. Bakiye 4.000 TL'ye iner; fatura otomatik "kısmi ödendi" durumuna geçer.
• 18 Temmuz — 4.000 TL'lik çek alındı: Kalan bakiyeyi kapatmak için müşteri size vadeli bir çek verir. Çek sisteme "alındı" olarak kaydedildiği an cari bakiye 0 TL'ye düşer — elinizde artık nakde çevrilebilir bir kıymetli evrak olduğu için muhasebeten borç kapanmış sayılır.
• 15 Ağustos — Çek tahsil edildi: Vadesi geldiğinde çeki bankaya ibraz edip tahsil ettiğinizi işaretlersiniz; bu adımda cari bakiye değişmez (zaten 0'dı), yalnızca banka hesabınıza gerçek nakit girişi işlenir.

Bu örnekteki dört farklı hareket türünü (fatura, kısmi tahsilat, çek, çek tahsili) Excel'de doğru ve senkron tutmak elle mümkün olsa da yorucudur; Bakiyen'de her biri kendi ekranından bir kez girilir, cari ekstre otomatik olarak doğru sırayla oluşur.

Müşteri portalı: "bakiyem ne kadar?" telefonlarına son

Cari ekstre sayfasından ürettiğiniz müşteri portal linki, müşterinize özel ve tahmin edilemez bir adrestir. Müşteriniz bu linkten güncel bakiyesini, açık faturalarını (vadesi geçenler işaretli) ve son hareketlerini kendisi görür — sisteme giriş yapmadan, hiçbir şeyi değiştiremeden. Mutabakat telefonları ve "ekstre gönderir misiniz?" e-postaları büyük ölçüde ortadan kalkar.

Sık Sorulan Sorular