Teklif Hazırlama Programı: gönderin, onaylatın, faturaya dönüştürün

Teklif, satışın ilk resmi adımıdır — ve çoğu işletmede en savruk yönetilen belgedir: Word şablonları bozulur, eski tekliflerin hangi sürümü gönderildi bilinmez, onaylanan teklif faturaya elle yeniden yazılır. Her adımda hata ve zaman kaybı birikir.

Bakiyen'in teklif modülü bu akışı uçtan uca toparlar: ürün/hizmet kalemlerinizi seçersiniz (fiyat ve KDV kartlardan gelir), firmanızın logosu ve marka rengiyle profesyonel bir teklif belgesi oluşur. Geçerlilik tarihi koyarsınız; teklif e-posta ekinde PDF olarak veya SMS bilgilendirmesiyle müşterinize ulaşır.

Online onay: müşteriniz nasıl onaylar?

Teklif ekranındaki "Onay Linki" düğmesi, o teklife özel tahmin edilemez bir bağlantı üretir. Müşteriniz bu linki açtığında teklifi tarayıcısında görür — sisteme kayıt olması veya giriş yapması gerekmez. Altta iki düğme vardır: Onayla veya Reddet; dilerse bir not da ekler. Kararı verdiği an teklifin durumu panelinizde güncellenir; onay tarihi ve IP bilgisi kayıt altına alınır.

Geçerlilik süresi dolan veya faturaya dönüşmüş tekliflerde karar düğmeleri otomatik kapanır — süresi geçmiş fiyatın yanlışlıkla onaylanması mümkün değildir.

Tekliften faturaya: yeniden yazmak yok

Onaylanan teklifin üzerindeki "Faturaya Dönüştür" işlemi; kalemleri, fiyatları, KDV ayarlarını ve (dövizli teklifse) kur bilgisini olduğu gibi yeni satış faturasına taşır. Fatura kesildiği anda stok düşer, müşterinin cari bakiyesi güncellenir ve vade takibi başlar. Teklif kaydında dönüştüğü faturanın bağlantısı kalır — hangi iş hangi tekliften geldi, her zaman izlenebilir.

Örnek: bir teklifin doğuşundan faturaya yolculuğu

Bir web tasarım ajansı olduğunuzu ve bir müşteriye üç kalemlik bir teklif hazırladığınızı düşünün: Kurumsal Web Sitesi (1 adet, 25.000 TL + KDV), Logo Tasarımı (1 adet, 5.000 TL + KDV) ve 3 Aylık Bakım (3 adet, 1.500 TL + KDV/adet). Bakiyen'de bu üç satırı teklif formuna eklediğinizde toplam otomatik hesaplanır (34.500 TL + KDV), geçerlilik tarihini 15 gün olarak belirlersiniz ve "Onay Linki Oluştur" düğmesine basarsınız.

• Gün 1: Linki müşterinize e-posta ile gönderirsiniz; PDF ekli, firma logonuz ve marka renginizle.
• Gün 4: Müşteri linki açar, kalemleri inceler, "Onayla" der ve notuna "Bakım paketini 6 aya çıkarabilir miyiz?" yazar. Panelinizde teklif "onaylandı" durumuna geçer, onay saati ve IP'si kayda düşer.
• Gün 5: Notu görüp bakım kalemini 6 adede güncellersiniz (teklif henüz faturaya dönüşmediği için düzenlenebilir), müşteriyle tekrar teyitleştikten sonra "Faturaya Dönüştür" düğmesine basarsınız.
• Sonuç: Üç kalem, fiyatları ve KDV ayarlarıyla birlikte yeni bir satış faturasına taşınır; siz hiçbir satırı elle yeniden yazmazsınız. Fatura kesildiği an müşterinin cari bakiyesi güncellenir, vade takibi başlar.

Bu örnekte teklif-fatura arasında hiçbir veri kopyalama/yapıştırma adımı yoktur — tek risk noktası (elle yeniden yazarken rakam kaçırmak) baştan ortadan kalkar.

İyi bir fiyat teklifinde bulunması gerekenler

• Net kalem dökümü: Ne veriyorsunuz, kaç adet, birim fiyat ne? Belirsiz kalemler pazarlığı uzatır. Bakiyen kalem tablosunu otomatik düzenler.
• KDV durumu: Fiyatların KDV dahil mi hariç mi olduğu açıkça yazmalıdır — Bakiyen bunu kalem bazında işaretler ve toplamda netleştirir.
• Geçerlilik tarihi: Kur ve maliyet oynaklığında süresiz teklif risktir; Bakiyen geçerliliği geçen tekliflerde onayı otomatik kapatır.
• Firma kimliği: Logolu, iletişim bilgili belge güven verir; Bakiyen bunu marka renginizle otomatik kurar.

Sık Sorulan Sorular