Gelir Gider Takibi: paranın nereye gittiğini bilin

İşletmelerin çoğu ne kadar kazandığını bilir; ne kadar harcadığını ise ay sonunda banka ekstresine bakınca öğrenir — ve genellikle şaşırır. Düzenli gelir gider takibi, bu şaşkınlığı veriye çevirir: hangi kategori büyüyor, hangi gider gereksiz, önümüzdeki ay nakit yetecek mi?

Bakiyen'de gelir tarafı faturalarınızdan ve tahsilatlarınızdan kendiliğinden oluşur; gider tarafında ise esnek bir sistem vardır: gideri kategorisiyle kaydedersiniz, ödediyseniz hangi hesaptan (kasa, banka veya kredi kartı) çıktığını seçersiniz, henüz ödemediyseniz "ödenmedi" olarak tahakkuk ettirirsiniz. Kredi kartına yazılan gider nakde dokunmaz; ekstre ödemesini yaptığınızda gerçek çıkış işlenir — tıpkı gerçek hayattaki gibi.

Doğru gider takibinin üç kuralı

• Her gider bir kategoriye girer. "Muhtelif" kategorisi büyüdükçe rapor anlamsızlaşır. Bakiyen'de kategori eklemek saniyeler sürer; doğru kırılım kurmak analizlerin temelidir.
• Ödenmemiş gider de kayıttır. Vadesi gelecek ay olan bir fatura bugün "ödenmedi" statüsüyle girilir; nakit akışı raporunuz geleceği de gösterir. Ödediğiniz gün hesabı seçersiniz, tek tıkla "ödendi"ye döner.
• Gider, ödendiği hesaptan düşmeli. Kasadan mı çıktı, bankadan mı, şirket kartından mı? Bakiyen bu bağlantıyı zorunlu tutar; böylece kasa/banka bakiyeleriniz gider defterinizle asla çelişmez.

Kâr-zarar ve nakit akışı: iki farklı soru

Bu iki rapor sık karıştırılır ama farklı soruları cevaplar:

Kâr-Zarar raporu "bu ay işletme para kazandı mı?" sorusuna bakar: kesilen satış faturaları ile alış faturaları ve giderler karşılaştırılır. Nakit Akışı raporu ise "kasada/bankada para var mı, olacak mı?" sorusuna bakar: gerçekleşen tahsilat ve ödemelerle birlikte vadesi yaklaşanları gösterir.

İkisi birlikte okunmalıdır: kâğıt üstünde kârlı ama tahsilatı geciken bir işletme nakitsiz kalabilir. Bakiyen iki raporu da Raporlar ekranında yan yana sunar; yaşlandırma raporu da geciken alacakları yaş gruplarına ayırır.

Örnek: bir ayın gelir-gider tablosu

Küçük bir grafik tasarım ofisinin Temmuz ayını ele alalım. Gelir tarafında kesilen satış faturalarının toplamı 42.000 TL. Gider tarafı ise kategorilere şöyle dağılıyor:

• Kira: 8.000 TL — tekrarlayan gider profiliyle her ayın 1'inde otomatik oluşuyor, banka hesabından "ödendi" olarak düşüyor.
• Personel: 12.000 TL — personel modülünden maaş ödemesi olarak kaydedildi, gider analizinde ayrıca görünüyor.
• Yazılım abonelikleri: 1.200 TL — tekrarlayan gider, kredi kartından otomatik "harcama" olarak işleniyor (nakit hemen etkilenmiyor, kart ekstresi ödenince banka çıkışı olacak).
• Ulaşım ve ofis gideri: 950 TL — kasadan nakit ödendi.
• Ağustos ayı kira faturası (tahakkuk): 8.000 TL — Temmuz'da fatura elinize geçti ama ödeme Ağustos'ta yapılacağı için "ödenmedi" statüsünde kaydedildi; hiçbir hesaptan düşmedi ama nakit akışı raporunda önümüzdeki ayın yükü olarak görünüyor.

Temmuz sonunda Kâr-Zarar raporu 42.000 − (8.000 + 12.000 + 1.200 + 950) = 19.850 TL kâr gösterir — henüz ödenmemiş Ağustos kirası bu hesaba dahil değildir, çünkü o gider Temmuz'a değil Ağustos'a aittir. Nakit Akışı raporu ise farklı bir şey söyler: kredi kartı ekstresi henüz ödenmediği için kasadaki gerçek nakit, kâr rakamından biraz daha fazladır. İki raporun birlikte okunması, "kârlıyız ama nakit sıkışık mı?" sorusunun cevabını verir.

Tekrarlayan giderlerle otomatik düzen

Kira, muhasebeci ücreti, internet, yazılım abonelikleri... Bu giderler her ay aynıdır; her ay elle girilmeleri için hiçbir sebep yoktur. Bakiyen'de tekrarlayan gider profili kurarsınız: tutar, kategori, gün ve (ödemesi otomatikse) hesap. Her ay vakti geldiğinde gider kendiliğinden oluşur; ödenmişse hesabınızdan düşer, tahakkuksa listenizde bekler.

Aynı mekanizma gelir tarafında da vardır: aylık düzenli faturalandırdığınız müşteriler için tekrarlayan faturalar kurarsınız — abonelik modeliyle çalışan işletmeler için ideal.

Sık Sorulan Sorular