Stok Takip Programı: stok kendi kendini saysın

Stok takibinin altın kuralı şudur: stok, satıştan ayrı tutulursa yanlıştır. Faturayı bir yerde kesip stoğu başka bir listede güncelleyen her işletme, iki listenin ayrıştığı günü eninde sonunda yaşar — ve genellikle bunu müşteriye "var" dediği ürün rafta çıkmayınca öğrenir.

Bakiyen'de stok, faturalama ile aynı sistemin parçasıdır. Ürün kartında stok takibini açtığınız anda her satış faturası otomatik stok çıkışı, her alış faturası otomatik stok girişi üretir. Sayım farkları için elle düzeltme hareketi de girebilirsiniz; her hareketin tarihi, nedeni ve bağlı faturası kayıt altındadır.

Stok yönetiminde doğru kurulum: 4 adım

1. Ürün kartlarını açın: ad, birim (adet, kg, saat...), alış/satış fiyatı ve KDV oranı. Hizmet satıyorsanız stok takibini kapalı bırakın — hizmet kalemleri stok saymaz.
2. Mevcut stoğu girin: açılış stoklarınızı toplu içe aktarma ile veya elle giriş hareketiyle kaydedin.
3. Kritik seviye belirleyin: her ürün için "bu adedin altına inerse haber ver" eşiği koyun; tedarik süreniz uzun ürünlerde eşiği yüksek tutun.
4. Gerisini akışa bırakın: alış ve satış faturalarınızı normal kestikçe stok kendini günceller; ay sonunda sadece fire/sayım farkı düzeltmesi kalır.

Fiyat geçmişi: ne zaman, kaça almıştık?

Enflasyonist dönemde alış fiyatı takibi başlı başına bir iştir. Bakiyen, kesilen her alış ve satış faturasında ürünün fiyatını otomatik günceller ve fiyat geçmişi tablosuna işler: hangi tarihte, hangi faturayla, kaça aldınız/sattınız ve bir önceki fiyata göre yüzde kaç değişti — Raporlar'daki Fiyat Geçmişi sekmesinde hazırdır.

Ayrıca her satış kaleminde satış anındaki maliyet dondurulur: ürünün alış fiyatı sonradan zamlansa bile geçmiş satışlarınızın kâr hesabı değişmez. Böylece "bu işten gerçekten ne kazandık?" sorusunun cevabı güvenilirdir.

Örnek: bir üründe stok kaç kez hareket eder?

"250 ml Cam Şişe" adında tek bir ürünü, bir aylık akışında izleyelim:

• 1 Temmuz — Açılış stoğu: Deponuzda fiilen sayılan 800 adet, ürün kartına açılış stok hareketi olarak girilir. Bu andan itibaren sistem stoğu 800 adet bilir.
• 6 Temmuz — Alış faturası: Tedarikçiden 500 adet daha alırsınız; alış faturasını kestiğiniz an stok otomatik 1.300 adede çıkar, aynı faturadan ürünün alış fiyatı da güncellenir ve fiyat geçmişine bir satır düşer.
• 14 Temmuz — Satış faturası: Bir müşteriye 350 adet satarsınız; fatura kesildiği an stok 950 adede iner. Satılan kalemin o anki alış maliyeti dondurularak faturaya yazılır, böylece bu satışın kâr rakamı gelecekte alış fiyatı değişse bile sabit kalır.
• 28 Temmuz — Sayım farkı: Ay sonu fiili sayımda 940 adet çıkar (10 adet kırılma/fire). Elle bir "stok çıkışı — fire" hareketi girip stoğu 940'a düzeltirsiniz; düzeltmenin tarihi ve açıklaması kalıcı olarak kayıt altındadır.

Dört farklı olay (açılış, alış, satış, fire) boyunca stok hiçbir noktada elle "1.300 mi 950 mi?" diye hesaplanmadı — her hareket kendi ekranından bir kez girildi, kalan tutar kendiliğinden ortaya çıktı. Kritik seviyeyi bu üründe 200 adet olarak belirlediyseniz, stok 940'tayken henüz uyarı gelmez; 200'ün altına indiğinde bildirim zilinde belirir.

Hangi işletmelere uygun?

Bakiyen'in stok modülü alıp satan her ölçekteki işletme için tasarlandı: toptancı, perakendeci, e-ticaret yapan, atölye ve üretim yapan küçük imalatçılar. Barkodlu hızlı satış (POS ekranı) ve çok depolu lokasyon yönetimi gibi zincir-mağaza ihtiyaçları kapsam dışıdır — buna ihtiyacınız varsa dürüstçe söyleyelim, size özel POS yazılımı gerekir. Ancak "stoğum ne, neye ihtiyacım var, neyi kaça almışım?" sorularının cevabı için Bakiyen fazlasıyla yeterlidir.

Sık Sorulan Sorular