"Depoya bakıp göz kararı sipariş vermek" küçük işletmelerin en pahalı alışkanlıklarından biridir: ya satış kaçıran boş raf, ya paraya kilit vuran fazla stok. Bu rehber, elle sayımdan otomatik stok düzenine geçişi adım adım anlatır.
Stok takibinin iki temel ilkesi
- Stok, satıştan ayrı tutulamaz. Stok hareketleri faturalardan otomatik doğmalıdır; ayrı tutulan her liste eninde sonunda gerçeklikten kopar.
- Her hareketin izi olmalıdır. "Neden azalmış?" sorusunun cevabı kayıtta olmalı: hangi fatura, hangi tarih, hangi düzeltme.
Adım 1: Ürün kartlarını doğru kurun
Her ürün için: ad, birim (adet/kg/koli...), alış fiyatı, satış fiyatı, KDV oranı ve stok takibi açık/kapalı ayarı. İki pratik uyarı:
- Aynı ürünü farklı adlarla iki kez açmayın ("Kablo 2m" ve "2 metre kablo" gibi) — stok ikiye bölünür.
- Hizmet kalemlerinde stok takibini kapatın; sayılamayan şey sayılmaya çalışılmamalı.
Adım 2: Açılış stoklarını girin
Sisteme geçtiğiniz gün fiilî bir sayım yapın ve sonuçları açılış stoğu olarak kaydedin. Bu tek seferlik zahmet, sonraki tüm rakamların güvenilirliğinin temelidir.
Adım 3: Hareketleri akışa bağlayın
Bundan sonrası otomatik işler: alış faturası girildiğinde stok artar, satış faturası kesildiğinde azalır. Fire, hediye, numune gibi fatura dışı azalmalar için elle "çıkış düzeltmesi", sayım fazlası için "giriş düzeltmesi" kaydedersiniz — açıklamasıyla birlikte.
Adım 4: Kritik stok seviyeleri belirleyin
Her ürüne "bu adedin altına düşersen haber ver" eşiği koyun. Formül basittir: günlük ortalama satış × tedarik süresi + güvenlik payı. Eşiğin altına inen ürünlerin bildirim olarak önünüze düşmesi, boş raf sorununu kökten çözer.
Adım 5: Sayım farklarını yönetin
Otomatik düzende bile dönemsel sayım gerekir (fire, hatalı giriş, kayıp). Sayım sonucu sistemle uyuşmuyorsa farkı düzeltme hareketiyle işleyin ve nedenini not edin. Fark sürekli aynı üründe çıkıyorsa sorun süreçtedir: teslim alma kontrolü, iade akışı veya güvenlik.
Stok maliyetini görünür kılın
İyi stok takibi yalnızca adet saymaz, para sayar: hangi ürüne ne kadar bağlandı, alış fiyatı zamanla nasıl değişti, hangi satış gerçekte ne kazandırdı? Bakiyen bu üç soruyu da cevaplar: alış/satış fiyat geçmişi raporu değişimi yüzdesiyle gösterir; satış anındaki maliyet kalemde dondurulur, geçmiş kârlılık sonradan değişen fiyatlarla bozulmaz.
Özet: elle sayımdan otomatik düzene
Ürün kartları + açılış sayımı + faturaya bağlı hareket + kritik eşikler = kendi kendini sayan stok. Bu düzenin tamamı Bakiyen'in stok takip modülünde hazır ve ücretsiz; ürün listenizi içe aktarıp bugün başlayabilirsiniz.
Sık Sorulan Sorular
Kritik stok seviyesini nasıl belirlerim?
Basit formül: günlük ortalama satış × tedarik süresi (gün) + güvenlik payı. Örn. günde 5 adet satıyorsanız ve tedarik 7 gün sürüyorsa kritik seviye en az 35-40 adettir.
Stok sayımını ne sıklıkla yapmalıyım?
Tam sayım yılda 1-2 kez; hızlı dönen veya değerli ürünlerde dönemsel kısmi sayım (aylık/çeyreklik) önerilir. Otomatik takip, sayımı "doğrulama"ya indirger.
Hizmet işletmesiyim; stok takibi bana gerekli mi?
Saf hizmette gerekmez. Ancak hizmetle birlikte parça/malzeme satıyorsanız (servis, tamir, kurulum) malzeme tarafı için stok takibi kârlılığınızı netleştirir.
Okuduklarınızı uygulamaya hazır mısınız?Bakiyen ile fatura, cari, stok ve nakit takibi — tamamen ücretsiz.
Ücretsiz Başlayın